【目次】
0:00 エクセルで在庫を管理して、安全在庫數を保つ方法
0:05 安全在庫とは
0:23 完成形の確認
1:53 表の土臺となる項目名と假の情報を入力する
5:57 SUMIFS關數を使って現在の在庫數を算出する
9:25 現在の在庫數から安全在庫數を引いて、發注が必要になるまでの數を算出する
10:10 表にテーブルを設定するメリット
12:09 表にテーブルを設定する
14:48 SUMIFS關數を使ってテーブル名と列名を參照(構造化參照とは)して現在の在庫數を算出する
18:26 現在の在庫數が安全在庫數より少なくなったらセルの背景色を赤色にして、發注が必要なことを知らせる(條件付き書式)
20:28 商品一覽表にある商品以外は入力できないようにする(データの入力規則・リスト)
22:57 アクションの欄に許可した選擇肢以外は入力できないようにする(データの入力規則・リスト)
25:55 アクションの選擇肢によって、入庫數と出庫數の欄を入力できないようにする(データの入力規則・ユーザー設定)
31:07 入力ができないセルを灰色にすることで、入力できないことがひと目で分かるようにする(條件付き書式・數式を使用して、書式設定するセルを決定)
35:59 現在、設定されている條件付き書式を閲覽・編集・削除する方法
36:44 日付データの入力欄に日付データ以外は入力できないようにする(データの入力規則・日付)
38:07 假のデータを削除する


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【使用素材】
●イラスト
いらすとや(https://www.irasutoya.com/)

●效果音
效果音ラボ(https://soundeffect-lab.info/)

●BGM
Track: Weero & Mitte - Our Dive [NCS Release]
Music provided by NoCopyrightSounds.
Watch:    • Weero & Mitte - Our Dive | Future House | ...  
Free Download / Stream: http://ncs.io/OurDiveYO

●EDテーマ
Track: Cartoon - Your Stories (feat. Koit Toome) [NCS Release]
Music provided by NoCopyrightSounds.
Watch:    • Cartoon, Jéja - Your Stories (feat. Koit T...  
Free Download / Stream: http://ncs.io/YourStoriesYO


この動畫ではエクセルで在庫を管理して、安全在庫數を保つ方法を紹介します。

安全在庫というのは、在庫管理を行う上で、缺品を防ぐ最低限の在庫量の事です。

今から紹介する方法で、在庫を管理することで、安全在庫數を保ち缺品を防ぐことができます。

現在の在庫數を一覽で表示することもできるので、棚卸しにも使うことができます。

まずは完成形を確認します。

この在庫管理表には2つの表を使います。

1つ目は商品の一覽表です。ここに、全ての商品名を一覽化し、その安全在庫數を設定します。

2つ目は入出庫履歴の管理表です。

左から、
入出庫履歴を入力した日付
入出庫した商品名
どういうアクションを行ったか
入出庫した數
を入力します。

いつどのように入出庫したかを記録することで、あとから見返すことができるので、トラブル防止に繋がります。

商品名の欄は商品の一覽表に入力した、商品名リストから選擇して入力することができます。

入出庫履歴を入力していくと、商品一覽の表には、自動で現在の在庫數や、發注が必要になるまでの數が算出されるので、棚卸しなどに使うこともできます。

また、現在の在庫數が安全在庫數より少なくなった場合は、セルの色が赤色に變わり、發注が必要なことを知らせてくれるようになります。

また、現在の在庫數が安全在庫數より少なくなった商品のみ絞り込み表示することができるので、發注が必要な商品のみを一覽で表示することもできます。

更に動畫の後半では、意圖しない情報は入力できないように、入力制限をかけたり、見やすい表のデザイン方法も紹介します。

それでは早速作成していきましょう。

動畫
商品名リストから選擇して入力する
安全在庫數を割った商品のみ絞り込む
項目名と假データ(商品一覽表)
まずは、商品一覽表から作成します。

表の土臺となる、項目名の欄を入力していきます。

右へ情報を入力していく際は、Tabキーを押すと、セルの入力を確定して選擇セルを右に移動することができるので、素早く入力することができます。

列幅が足りず情報が表示しきれない場合はその列名の右側の境目をダブルクリックすると、情報量に合わせて自動で、列幅を調整することができます。

次に、各擧動を確認するために、假で情報を入力していきます。

在庫數と發注までの欄は自動で算出されるように後ほど設定するので、今は空けておきます。
項目名と假データ(入出庫履歴)
次に、入出庫履歴の表を作成します。

左下のシートタブの横にあるプラスボタンをクリックするか、Shiftキーを押しながらF11キーを押して、新しいシートを作成します。

シート名をダブルクリックして、シート名を變更しておきます。

シートはドラッグで竝び替えることができます。

次に、入出庫履歴の表の土臺となる、項目名の欄を入力していきます。

次に、各擧動を確認するために、假で情報を入れていきます。

商品名は先ほど作成した、商品一覽表からコピーします。商品一覽のシートタブをクリックして、商品一覽のシートを開きます。

商品一覽をドラッグして選擇した状態で、Ctrlキーを押しながらCキーを押してコピーします。CopyのCと覺えると覺えやすいです。

入出庫履歴のシートに戻り、貼り付けたい先頭のセルを選擇した状態で、Ctrlキーを押しながらVキーで貼り付けます。

日付もコピーします。Ctrlキーを押しながらCキーでコピーして、貼り付けたいセルをドラッグで選擇したらCtrlキーを押しながらVキーで貼り付けます。

アクション欄や入個數欄も同じく、Ctrlキーを押しながらCキーでコピーして、貼り付けたいセルをドラッグで選擇したらCtrlキーを押しながらVキーで貼り付けます。

後ほど
入庫數が正しく足されているかを確認するために、同じ商品を2回入庫したことにしておき、
出庫數が正しく引かれているかと、現在の在庫數が安全在庫數より少なくなった場合にセルが赤くなる擧動を確認するために、現在の在庫數が安全在庫數より少なくなるように出庫した商品を作っておきます。
保存
ここで一旦Ctrlキーを押しながらSキーを押して、ファイルを保存します。SaveのSと覺えると覺えやすいです。

任意のファイル名と保存場所を指定しておきます。
在庫數の算出
次に商品一覽表の在庫數の欄に、現在の在庫數が自動で算出されるように數式を作成します。
入庫數
まずは、各商品の入庫數を足します。

=SUMIFS(入出庫履歴!D$2:D$12,入出庫履歴!B$2:B$12,商品一覽!A2)

と入力したら、Enterで確定します。

SUMIFS關數は、指定した條件を滿たす數字だけを全て足すことができる關數です。

1つ目の引數には、合計する數字の範圍
2つ目の引數には、條件を判定する範圍
3つ目の引數には、條件
を入力します。

ここでは、
入出庫履歴シートのB2セルからB11セルの範圍から
商品一覽シートのA2セルと同じである行の
入出庫履歴シートのD2セルからD11セルの數字を全て足す
という意味になります。

數式を入力できたら、そのセルを選擇した状態で、右下の小さい四角をダブルクリックして、他の行にも適用します。

條件に設定した、A2は相對參照なので、
C2セルは、A2セルに入力されている「クリアファイル」かどうかを條件とし、
C3セルは、A3セルに入力されている「コピー用紙 A4」かどうかを條件とし、
C4セルは、A4セルに入力されている「コピー用紙 A3」かどうかを條件とする
というように續いていきます。

相對參照について詳しく知りたい方は、他の動畫で紹介してるので參考にしてみてください。
出庫數
次に、今算出した入庫數から、出庫數を引いて、現在の在庫數を算出します。

數式を入力したセルの一番上のセルを選擇した状態で、F2キーを押して、編集モードにしたら、

-

と入力して、先ほどと同じようにSUMIFS關數を使って、

SUMIFS(入出庫履歴!E$2:E$12,入出庫履歴!B$2:B$12,商品一覽!A2)

と入力して、Enterで確定します。

これで、現在の在庫數が自動で算出されるようになりました。

數式を入力できたら、そのセルを選擇した状態で、右下の小さい四角をダブルクリックして、他の行にも適用します。
發注まで
次に、發注が必要になるまでの數が自動で算出されるように、數式を作成します。

發注が必要になるまでの數は、在庫數-安全在庫數で算出することができるので、

D2セルに=C2-B2と入力します。

Enterで確定したら、そのセルを選擇した状態で、右下の小さい四角をダブルクリックして、他の行にも適用します。

これで、發注が必要になるまでの數が自動で算出されるように、數式を作成することができました。
保存
ここでCtrlキーを押しながらSキーを押して、ファイルを保存しておきます。
テーブル
次に、入出庫履歴の表にテーブルを設定します。

テーブルというのは日本語で表という意味です。表にテーブルを設定することで、いくつかのメリットがあります。

テーブルを設定するメリット
①表が縞々のデザインになって、見やすくなる
②データの竝び替えや絞り込みができるようになる
③データを追加した際に數式が自動で追加される
④データを追加した際にセルの參照範圍が自動で廣がる

1つ目は、表が縞々のデザインになって、見やすくなることです。デザインは豐富なテンプレートの中から選擇するだけで、簡單に變更することができます。

2つ目は、データの竝び替えや絞り込みができるようになることです。入出庫履歴の表であれば、期限順に竝び替えたり、特定の商品のみ絞り込んだりして活用することができます。


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